Mismo tiempo, más tareas: cómo mejorar tu gestión del tiempo

Primer paso: Anticipación

Anticiparse quiere decir “planear”. Es imposible pensar que seré productivo si no me siento a planear lo que haré en la semana en curso y asignar tareas por días. Para poder anticiparme he desarrollado un mecanismo muy personal, pero sé que compartiendo los detalles cada uno podrá desarrollar el propio. En esto del manejo del tiempo, como en muchos otros aspectos, no existen recetas universales.

1. Uso una libreta: Llevo conmigo una pequeña libreta donde apunto todo lo que va llegando a mi vida y tiene el rótulo de “pendiente”. Está pendiente porque no tomo acción sobre eso a no ser de que sea urgente, o como digo yo “un incendio en curso”. En esta libreta apunto desde la llamada a pedir una cita médica, hasta el proyecto que me va a tomar semanas o meses. En el cuarto paso entenderán por qué es una libreta y no en un dispositivo electrónico.

2. Lluvia de ideas: Al menos una vez por semana hago una lluvia de ideas y trato de incluir todos los pendientes que se me ocurren. Todos los días salgo a tomar un café a media mañana. Es generalmente el único café del día y es un momento conmigo en el que así, como completo mi lista de temas pendientes, si veo que puedo ir haciendo algo (una llamada), lo hago. La lluvia de ideas me ayuda a entender la dimensión del volumen de trabajo que tengo y eso lo complemento con el siguiente paso.

Segundo paso: Organizarse

En ese café de media mañana o en otro momento de paz y soledad organizo los temas por familia ( Oficina / Docencia / UnoporUno / Familia / Diligencias ) y les asigno prioridades. Hacer la lista me ayuda a saber o a recordar que hay tareas que puedo hacer y organizarla me ayuda a entender que hay temas que puedo hacer en ciertos momentos, como en los desplazamientos (cuando hago llamadas) o en una sala de espera (como hoy, que edito esta entrada del blog).

Tercer paso: Actuar

Actuar eficientemente requiere mucho orden y disciplina. Orden quiere decir que:

Trabajaré ordenadamente en lo que está en la lista como tema prioritario y tendré claro que solamente trabajaré en eso bien sea por un tiempo (dos horas) o por un objetivo (corregir 10 parciales y paso a otra tarea).

Trabajaré en un ambiente tranquilo, alejado de interrupciones y de ruido y buscaré comodidad, soledad y buena música que me acompañe (Spotify tiene unas listas excelentes de música para trabajar).

Cuando hablo de disciplina quiere decir que seré riguroso. Me dedicaré por un espacio de tiempo a sacar temas de la lista y para ello tengo unas alarmas que cada tiempo me avisan que tengo un breve descanso o que debo cambiar de tareas. La disciplina también requiere:

Alternar tareas porque me canso de hacer lo mismo por cierto tiempo. Una parte de esta entrada la escribí mientras descanso de haber corregido parciales por dos horas. Dije que trabajaría en esta entrada una hora y salgo a casa. En ese recorrido me relajaré con buena música y buscaré llegar a casa a estar un rato con mis seres queridos.

Solamente hago lo que me comprometí a hacer y dejo de hacer otras cosas, como chatear o visitar páginas en internet.

Muchas veces apago el celular o las alertas, pero le informo a personas cercanas que me pueden necesitar que ando en ese modo para que no se preocupen si me buscan y no me encuentran.

Incluyo descansos cortos y proactivos en mi agenda diaria. Eso quiere decir que a veces hago una siesta de veinte minutos, o salgo al gimnasio y por espacio de una hora hago una rutina que me recargue en términos mentales, sin agotarme físicamente. También paro de trabajar para conversar con amigos o familiares, eso me ayuda a encontrar el balance que necesito.

Cuarto paso: Revisar y evaluar

Cuando reviso y evalúo he aprendido a reconocer mis logros y a rendirme. La razón por la que no uso un aparato electrónico para llevar mis tareas (antes lo hacía) es que borraba dos tareas y llegaban cuatro. Entonces me pasé a la libreta y en ella borro dos tareas y aparecen cuatro, pero veo las dos tareas tachadas y me alegra saber que he avanzado en ellas. Eso me ayuda a reconocer mis logros y a ver que el tiempo invertido tiene sus frutos.

Cuando hablo de rendirme, me refiero a que aceptar que “Eso no lo haré” puede ser un “no lo haré hoy” o “no lo haré nunca” o “no lo haré yo”. Debe haber una razón clara para eso y que yo esté tranquilo con la decisión.

Ahora bien, cuando se es estudiante no es tan fácil decir “Eso no lo haré” pero si puedo decir hasta dónde lo haré, es decir, una tarea tiene un límite de trabajo, ya más allá, por más de que trabaje, no quedará perfecta, pero hay límites no perfectos que son maravillosos. Creo que fue Dalí quien dijo “no te preocupes por alcanzar la perfección. Nunca lo harás”. Hay muchas cosas que no quedan mucho mejor con una hora adicional de trabajo.

Delegar es un arte. Sé que muchas veces no es fácil, pero es necesario para mantener nuestra productividad. Que no nos pase que sentimos que “si no lo hago yo, no queda bien.” Esa es una visión mediocre cuando se trata de manejar eficientemente nuestro tiempo. Todos podemos delegar y hacerlo ayuda a dejar esa necesidad de controlarlo todo y a formar a otras personas en temas en los que quizás ya no queremos inmiscuirnos, pero que pueden ser muy formativos para alguien más.

No hace falta tener gente a cargo para hacerlo. Por ejemplo, si tengo que ir a la droguería por un medicamento o hacer una diligencia bancaria, puedo pedirle el favor a alguien de que me ayude y yo dedico ese tiempo para otras tareas. Entre compañeros de trabajo o de universidad, existen muchas formas de delegar que son comunes y sirven para optimizar nuestro tiempo. Ejemplos que se me ocurren:

• Yo hago una parte del trabajo y usted hace la otra. Ahora bien, como en toda buena relación, de esta figura nace una corresponsabilidad que debe ser aceptada y se debe ser claro con los compañeros en que lo que uno hace o deja de hacer, afecta a los demás. Por ejemplo, “yo soy bueno escribiendo, usted es bueno con los modelos de Excel” cada cual tiene sus ventajas competitivas, pero el grupo en pleno recibe las flores o las piedras. Cuando delegamos, se corre ese riesgo, pero es bueno hacerlo si se ponen reglas claras.

• “Mientras yo hago la comida usted descanse. Mientras usted lava los platos, yo descanso“. Me parece justo que se hagan tareas así porque se busca el balance y siento que nos ayudan a todos. Mientras haya un balance de tiempo y de tareas para todos, es maravilloso.

Para terminar…

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo. No hay un ser humano, que yo sepa, que tiene acceso a más segundos del día que los demás. Lo que pasa es que cada uno hace con su tiempo cosas diferentes y por eso a veces sentimos que no nos rinde mientras a los demás sí. Cuando nos organizamos y nos comparamos no con lo que los demás hacen sino con lo que yo hago, vemos que el tiempo lo usamos a nuestro favor.

Esto del manejo del tiempo es como montar en bicicleta. Una vez paras, te toca recurrir a trucos para no caerte. Es natural caernos, es decir, cansarnos de hacer este ejercicio de seguimiento. Yo me canso y paro y siento que se forma una avalancha de pendientes que me acosa. Dejo la libreta por días o semanas, pero retomo, vuelvo al hábito de seguir mis actividades y de darle poder a mi tiempo. Cuando le doy poder a mi tiempo, tengo la satisfacción de decir “he cumplido”.

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